คำถามที่ทำให้ KPI และ Action Plan ประสบความสำเร็จ

 KPI และ Action Plan เครื่องมือที่นิยมใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานในปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นภาคการผลิต หรือบริการ ภาครัฐ หรือภาคเอกชน โดยแต่ละหน่วยงานก็จะกำหนด KPI ที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งใครๆ ก็รู้ว่าสิ่งนี้สำคัญต่อตนเอง และหน่วยงานมาก แต่หลายๆหน่วยงานก็มักจะมีปัญหาการไม่บรรลุเป้าหมายที่ตั้งเอาไว้ หลายครั้งมีคนมาปรึกษาผมว่า “จะทำอย่างไรเพื่อที่จะทำให้ KPI และ Action Plan บรรลุเป้าหมาย?” สำหรับผมคิดว่าการที่ KPI จะบรรลุได้นั้นขึ้นอยู่กับความตั้งใจของสองส่วน คือตัวผู้บริหาร กับตัวผู้ปฏิบัติ  ซึ่งตัวผู้บริหารนี้หมายถึง เจ้าของบริษัท กรรมการ ผู้บริหาร ผู้จัดการ หัวหน้างาน ซึ่งมีความสำคัญที่สุด เพื่อหาคำตอบของคำถามดังกล่าว ท่านลองตอบ 10 คำถามนี้ดูนะครับ

 
 10 คำถามสำหรับผู้บริหาร/ผู้จัดการ/หัวหน้างาน เพื่อทบทวนก่อนนำ KPI และ Action Plan ไปใช้
 
1.   KPI ที่ตั้งไว้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ พันธกิจ กลยุทธ์ และเป้าหมายขององคืการ                        ใช่     ไม่ใช่
 
2.   KPI ที่ตั้งไว้ท่านเชื่อว่าท่านสามารถทำได้                                                                                ใช่     ไม่ใช่
 
3.   ท่านมักจะติดตาม KPI อย่างต่อเนื่อง                                                                                         ใช่     ไม่ใช่
 
4.   ท่านสื่อสาร KPI อย่างชัดเจน ไปยังสมาชิกในทีมอย่างต่อเนื่อง และสม่ำเสมอ                         ใช่     ไม่ใช่
 
5.   ท่านเข้าไปช่วยเหลือสมาชิกให้บรรลุ KPI ที่ตั้งไว้                                                                    ใช่     ไม่ใช่
 
6.   สมาชิกในทีมมีส่วนร่วม และให้ความสำคัญ กับ KPI และ Action Plan                                     ใช่     ไม่ใช่
 
7.   Action Plan ที่กำหนดไว้เป็นที่ยอมรับของสมาชิกในทีม และสามารถนำไปใช้ได้จริง              ใช่    ไม่ใช่
 
8.   ท่านมีวิธีการให้รางวัล และลงโทษ ผู้ที่ปฏิบัติ และไม่ปฏิบัติตามแผนงานอย่างชัดเจน              ใช่     ไม่ใช่
 
9.   ท่านมักจะติดตาม ประเมินผล แก้ไขปัญหา และโน้มน้าวให้สมาชิกในทีมเต็มประสิทธิภาพ        ใช่     ไม่ใช่
 
10.     ท่านมักหาวิธีการใหม่ๆ เพื่อทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพดีขึ้น                                     ใช่     ไม่ใช่
 
 
 
           ข้อใดที่ท่านตอบว่าใช่ นั่นแสดงว่าท่านปฏิบัติได้ถูกต้อง และดีเยี่ยมพร้อมที่จะนำ KPI และ Action Plan ไปใช้ได้ แต่ถ้าข้อใดที่ท่านยังไม่แน่ใจ หรือตอบว่าไม่ใช้ ผมขอแนะนำว่าท่านลองกลับไปทบทวนรายละเอียดในหัวข้อนั้นๆ อีกครั้งเพื่อไม่ทำให้เกิดปัญหาภายหลัง หากท่านลองนำเอาไปใช้ประเมินดู ท่านก็จะทราบถึงปัญหา ในการที่ KPI ไม่บรรลุผลสำเร็จ ด้วยตัวท่าน จากนั้นท่านก็จะสามารถนำปัญหาดังกล่าว เช่น การขาดความมุ่งมั่น การสื่อสารที่ไม่ดีพอ การขาดการสนับสนุน หรืออื่นๆ ที่เกิดขึ้นไปกำหนดวิธีการแก้ไข หรือดำเนินงานต่อไปช่วงปีใหม่พอดี ก็ลองนำไปใช้กันดูนะครับ "ท่านอาจจะได้ทราบในสิ่งที่ท่านไม่เคยทราบ หรือเห็นในสิ่งที่ไม่เคยเห็น เพราะในชีวิตจริง สิ่งที่เห็น อาจไม่ได้เป็นอย่างที่เราคิดก็ได้ และได้ทราบถึงวิธีที่จะบรรลุ KPI เกิดผลจริงได้ด้วยตัวท่านเอง จริงไหมครับ?" 
 
 
 
            สุดท้ายขอฝากคมคิดสะกิดใจว่า “KPI และ Action Plan  จะสำคัญ เพราะเราให้ความสำคัญ และ KPI และ Action จะไม่สำคัญ ถ้าเราคิดว่ามันก็เป็นเพียงแค่กระดาษเปื้อนหมึก ที่เตรียมเอาไว้ให้เขาตรวจตอน Audit” จริงไหมครับ?.....   
 
 
ขอขอบคุณบทความดีๆจาก อาจารย์ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์