การเขียน E-mail เพื่อติดต่อทางธุรกิจนั้นง่ายกว่าการพูด เพราะอย่างน้อยคุณไม่ต้องกังวลเรื่องการออกเสียง แถมคุณยังมีเวลาเรียบเรียงหรือแก้ไขข้อความที่คุณเขียนก่อนคลิกส่ง แต่อย่างไรก็ตามการเขียน E-mail ยังมีกฎที่คุณควรจดจำและปฏิบัติตาม อ่านข้อแนะนำต่อไปนี้เพื่อที่คุณจะเขียน E-mail ได้อย่างสละสลวยในครั้งต่อไป
1. รู้ความหมายศัพท์การใช้อีเมล์: โปรแกรม E-mail ภาษาอังกฤษใช้คำ ย่อมากมาย และถ้าคุณไม่รู้ความหมายของคำย่อเหล่านั้น ระวังหน่อย E-mail ที่คุณส่งหาเจ้านายเพื่อขอเพิ่มเงินเดือนอาจถูกส่งไปถึงผู้ร่วมงานคน อื่นๆ ทั้งแผนกก็เป็นได้ !
"Reply to all" หมายถึง E-mail ของคุณจะถูกส่งไปถึงทุกคนที่ได้รับ E-mail ต้นฉบับที่คุณกำลังจะ ตอบ ในส่วนที่อยู่ E-mail ส่วน"cc" (carbon copy) จะส่งก๊อปปี้ของ E-mail ถึงคนที่คุณใส่ชื่อไว้ในช่องนั้น ในขณะที่ส่วน"bcc"จะ ส่งก๊อปปี้ถึงคนที่คุณใส่ชื่อไว้แต่คนอื่นๆ จะไม่รู้เพราะไม่สามารถมองเห็นชื่อหรือที่อยู่ในช่องนั้น อักษร b ย่อมาจาก"blind" (ซ่อนไว้)
ถ้ามีคนขอให้คุณ"forward" E-mail ไปให้เขา หมายความว่าเขาขอให้คุณส่ง E-mail นั้นต่อไปให้เขาโดยใช้ปุ่ม forward ซึ่งบางครั้งใช้คำย่อว่า"fw."
2. ใช้คำขึ้นต้นที่เหมาะสม: ถึงแม้ว่าคุณจะขึ้นต้น E-mail ที่ส่งถึงเพื่อนว่า "Hey" จะไม่เป็นปัญหา แต่อย่างใด ทางที่ดีก็ควรหลีกเลี่ยงการเขียนอย่างนั้นถึงคนที่คุณติดต่อทางธุรกิจ ในขณะเดียวกันถ้าคุณขึ้นต้นอย่างเป็นทางการอย่าง "Dear Sir" ก็ถือว่าล้าสมัยไปแล้ว คำขึ้นต้นที่เหมาะสมที่คุณควรใช้คือ"Dear Mr. / Ms."ต่อด้วยนามสกุลของคนที่คุณกำลังติดต่อ ถ้าคุณเคยติดต่อหรือร่วมงานกับคนๆ นั้นมาแล้ว คุณสามารถใช้ชื่อต้นของเขาเฉยๆ ก็ได้ (เช่น "Dear John")
3. เขียนสั้นๆ แต่ได้ใจความ: ในขณะที่การเขียนในหลายภาษาถือว่าถ้าใช้ภาษายากๆ และโครงสร้างทางการเขียนซับซ้อนมากเท่าไหร่ ย่อมแสดงให้เห็นว่าคนเขียนมีความรู้และการศึกษาสูงมากเท่านั้น แต่การเขียน E-mail ใช้หลักที่ต่างจากนั้น คุณควรพยายามเขียนให้ชัดเจนได้ใจความและเรียบเรียงให้ดี ย่อหน้าแรกควรเป็นการเกริ่นถึงจุดประสงค์ของการเขียน E-mail นั้น ย่อหน้าต่อมาขึ้นต้นด้วยคำนำที่เป็นขั้นตอนก่อนมุ่งไปยังใจความ ใช้คำอย่าง "first, second, next, และ finally"จะเป็นการบอกกล่าวผู้อ่านว่าคุณกำลังเริ่ม ไปเรื่องใหม่ คุณไม่จำเป็นต้องบอกรายละเอียดทุกอย่างใน E-mail คุณสามารถลงท้ายด้วยประโยคที่ว่า"If you have any other questions, please feel free to contact me." ซึ่งเป็นการกล่าวเชื้อเชิญให้ผู้อ่านติดต่อคุณเพื่อขอรายละเอียดเพิ่มเติม
4. สุภาพและมีไหวพริบ: ถึงแม้ว่าการชี้แจงอย่างชัดเจนถึงจุดมุ่ง หมายในการเขียน E-mail จะเป็นการดีก็ตาม ไม่ว่าคุณต้องการขออะไรบางอย่าง เช่น ส่วนลดราคาของการซื้อรองเท้าที่จะส่งมาหรือการสัมภาษณ์เข้าทำงาน คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้คำแสดงความต้องการโผงผางเช่น"I want." แต่หันไปใช้คำว่า "I would like"แทนซึ่งแสดงถึงความสุภาพนอบน้อม และคำว่า"I am interested in" ก็เป็นทางเลือกที่ดีถ้าคุณต้องการเริ่มต้นข้อเสนอหรือขอรายละเอียดหรือยัง ไม่ตกลงปลงใจแน่นอน
5. ลงท้าย E-mail อย่างถูกต้องและเหมาะสม: คำว่า "I am looking forward to your reply."หรือ "Thank you." หรือ "Sincerely"ต่างก็เป็นการลงท้าย E-mail ที่สุภาพและ เหมาะสมที่คนอ่านยอมรับได้อย่างประทับใจ
ขอขอบคุณ
แหล่งที่มา : http://www.msn.co.th