Articles

"เป้าผลิตก็ต้องได้...เป้าอบรมก็ต้องดี"
เขียนวันที่ 22 เมษายน 2556

 “เป้า” ที่พูดถึง คือ เป้าหมายนะครับไม่ใช่เป้าอย่างอื่น…

    HR ที่ดูและงานด้านการฝึกอบรม อาจถูกคาดหวังด้วยการตั้งเป้าหมายเรื่องจำนวนชั่วโมงการฝึกอบรมต่อคน เรื่องการจัดอบรมให้ได้ตามแผน 100% หรือเรื่องจำนวนพนักงานสามารถเข้าอบรมได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่

    ปัจจัยที่จะทำให้เป้าหมายเหล่านี้สำเร็จได้ แน่นอนว่าไม่ได้ขึ้นอยู่กับ HR เพียงอย่างเดียว เพราะถ้าหากหน่วยงานไม่เข้าใจ ไม่สนใจ ไม่ให้ความสำคัญ หรือแม้กระทั่ง ไม่มีเวลา ก็ยากที่จะบรรลุเป้าที่วางไว้ได้

    แม้ว่า HR จะสามารถนำเสนอหลักสูตรได้ดี ชี้แจงให้พนักงานเข้าใจถึงความสำคัญของการฝึกอบรมในหลักสูตรต่างๆ ได้เป็นอย่างดีแล้วก็ตาม หากพนักงานซึ่งเป็นผู้เข้าอบรมจากหน่วยงานไม่ว่างก็ไม่สามารถผ่านอุปสรรคเหล่านี้ไปได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำงานโรงงานอุตสาหกรรม ที่ต้องมีพนักงานประจำเครื่องจักร พนักงานไม่สามารถทิ้งเครื่องจักรเพื่อมาเข้าอบรมได้อย่างแน่นอน

    แต่โลกนี้มีของคู่กันเสมอ ในเมื่อมีปัญหา ก็ย่อมมีทางแก้ไข ผมลองเสนอแนวทางการแก้ไขเพื่อช่วยลดความขัดแย้งเหล่านี้ตั้งแต่วิธีที่ง่ายๆ HR สามารถทำได้ด้วยตนเอง จนกระทั้งวิธีการที่มีความซับซ้อนและต้องอาศัยความร่วมมือจากหลายหน่วยงาน ดังนี้ครับ

    1.) จัดอบรมหลายรุ่น เป็นวิธีการที่ง่าย และเหมาะสำหรับหน่วยงานที่มีการเข้ากะ เพราะถ้าจัดอบรมเพียง รุ่นเดียวพนักงานที่เข้ากะดึกคงเข้าร่วมการอบรมไม่ไหว แต่อย่างไรก็ดีต้องคำนึงถึงจำนวนผู้เข้าอบรมในแต่ละรุ่นด้วย และหากเป็นหลักสูตรที่มีค่าใช้จ่าย ก็ต้องพิจารณาถึงงบประมาณด้วยเช่นกัน
    2.) แบ่งย่อยหลักสูตร หรือเรียกว่าการซอยหลักสูตรก็ได้ เป็นการแบ่งหลักสูตรยาวๆ ที่ใช้เวลาการอบรมนานๆ มาแบ่งออกเป็นหัวข้อย่อยๆ และทยอยอบรม ยกตัวอย่างเช่น หลักสูตร Basic Instrument System เดิมระยะเวลาที่ใช้อบรมคือ 3 วันต่อเนื่องกัน สามารถแบ่งย่อยแต่ละหัวข้อออกไปจัดอบรม 3 วัน สัปดาห์ละ 1 วัน ซึ่งจะจบภายใน 3 สัปดาห์ เป็นต้น วิธีการนี้จะช่วยให้ หน่วยงานสามารถจัดสรรคนออกมาฝึกอบรมได้สะดวกขึ้น เนื่องจากใช้เวลาเพียงสัปดาห์ละ 1 วันเท่านั้น แต่ไม่ควรจัดหลักสูตรให้นานเกินไปเพราะผู้เข้าอบรมอาจลืมเนื้อหาที่อบรมไปก่อนหน้านี้ และควรมีการทบทวนเนื้อหาในครั้งก่อนเพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถเชื่อมโยงกับเนื้อหาใหม่ได้ง่ายขึ้น
    3.) โครงการคว้าโอกาสมาฝึกอบรม เมื่อเกิดการ Breakdown, ซ่อมเครื่องจักร หรือหยุด Line ทั้งแบบตั้งใจหรือไม่ตั้งใจก็ตาม เวลาตรงช่วงนี้นับเป็นเวลาทองของ HR ที่จะคว้าโอกาสในการจัดฝึกอบรม โดย HR ต้องเตรียมหลักสูตรเอาไว้ล่วงหน้า อาจเป็นหลักสูตรที่ใช้เวลาไม่มาก 30 นาที ถึง 1 ชั่วโมง เตรียมไว้หลายๆ หลักสูตร เพื่อใช้อบรมพนักงานในช่วงนี้ โดยจัดสรรหลักสูตรให้เหมาะกับช่วงเวลาที่ต้องหยุด Line ถ้าหยุด Line นานก็สามารถจัดอบรมได้หลายหลักสูตร หากหยุดไม่นานก็ใช้หลักสูตรสั้นๆ อบรมกัน วิธีการนี้จะค่อนข้างถูกใจหน่วยงานต้นสังกัด เพราะเวลาที่หยุด Line มักเกิดโดยไม่ตั้งใจทำให้ระหว่างรอการซ่อมเครื่องจักร หรือปรับปรุง Line มักมีเวลาว่าง แต่การที่จะทำให้วิธีการนี้มีประสิทธิภาพ HR ต้องเตรียมวิทยากรภายในเอาไว้หลายๆ ท่าน และประชาสัมพันธ์ให้หน่วยงานได้ทราบถึงโครงการนี้ครับ
    4.) อัตรากำลังพลสำรอง (Manpower Surplus) คือ การเพิ่มอัตรากำลังพลจากอัตรากำลังพลที่ใช้อยู่เพื่อให้เป็นตัวสำรองที่สามารถทำงานแทนการได้ วิธีการนี้สามารถแก้ไขปัญหาเรื่องการ ขาด ลา ของพนักงานทำให้ Workload ได้ด้วย และหากมีอัตรากำลังพลสำรอง หน่วยงานก็สามารถสับเปลี่ยนหมุนเวียนพนักงานมาอบรมได้ง่ายขึ้นเหมือนกัน ทังนี้คงต้องพิจารณาถึงต้นทุนที่เพิ่มขึ้นด้วยว่าควรใช้อัตรากำลังพลสำรองเท่าใดจึงจะเหมาะสม
    5.) สร้างวิทยากรภายใน คงไม่มีใครที่รู้เรื่องในองค์กร หรือผลิตภัณฑ์ขององค์กรได้ดีเท่าพนักงานในองค์กรเอง เพราะฉะนั้น การพัฒนาพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญในงานให้มีความสามารถในการถ่ายทอดความรู้ เป็นวิทยากรภายในซึ่งรับผิดชอบการสอนพนักงานใหม่ของแต่หน่วยงานจะช่วยให้ระบบการฝึกอบรมมีความเข้มแข็งมากขึ้น อีกทั้งยังสามารถใช้เป็นเครือข่ายของ HR หากมีการฝึกอบรมหลักสูตรใหม่ๆ อาจเชิญวิทยากรภายในเหล่านี้มาอบรมแล้วมอบหมายให้ไปถ่ายทอดกับพนักงานในหน่วยงานก็ได้
    6.) E-Learning ในยุคข้อมูลข่าวสาร และ Social Network พนักงานส่วนใหญ่สามารถใช้คอมพิวเตอร์และ Internet ได้อย่างคล่องแคล่ว การที่องค์กรจะเลือกใช้ระบบ E-Learning มาช่วยให้พนักงานเข้าถึงความรู้น่าจะเป็นทางเลือกที่ดีอีกทางหนึ่ง แต่การลงทุนที่ค่อนข้างสูง และเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงค่อนข้างเร็ว อาจเลือกใช้กับเฉพาะกลุ่มก็ได้ โดยโจทย์สำคัญของระบบ E-Learning คือ ทำอย่างไรให้พนักงานอยากเข้ามาเรียนรู้ หรือแบ่งปันความรู้ มิฉะนั้นก็จะกลายเป็นระบบ E-Learn นิ่ง นิ่งเฉยไป
    7.) ชี้ให้เห็นความสำคัญของการพัฒนาและฝึกอบรม ดูเหมือนจะเป็นเรื่องพื้นฐานที่แทบไม่ต้องบอกแต่ก็คงปฏิเสธไม่ได้ว่าสาเหตุส่วนใหญ่ของการอบรมที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมายนั้น ก็เริ่มต้นจากการที่หน่วยงานต้นสังกัดของผู้เข้าอบรมมองไม่เห็น และไม่เข้าใจถึงความสำคัญของการฝึกอบรม หรือยิ่งไปกว่านั้นคือ ขาดจิตสำนึกของการพัฒนา และฝึกอบรม อาจเชิญวิทยากรมาบรรยายให้หัวหน้าเหล่านี้เข้าใจเรื่องความสำคัญของการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ เป็นต้น
    8.) เชื่อมโยงกับการประเมินเลื่อนตำแหน่ง หลายองค์กรจัดการฝึกอบรมไว้อย่างเป็นระบบ โดยกำหนดเป็น Training Road Map และเมื่อมีการประเมินเพื่อเลื่อนตำแหน่งจะพิจารณาด้วยว่าพนักงานคนนั้นได้รับการฝึกอบรมในหลักสูตรครบถ้วนตาม Training Road Map หรือยัง ยกตัวอย่างเช่น
 

    จากตารางข้างต้น ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายผลิตต้องผ่านการอบรมหลักสูตร Supervisory skill, Coaching skill และ Building trust ก่อนจึงจะสามารถได้รับการพิจารณาเลื่อนตำแหน่งเป็นผู้จัดการฝ่ายผลิตได้ เพราะใช้เป็นปัจจัยหนึ่งในการพิจารณาเลื่อนตำแหน่ง

    วิธีการในข้อนี้เป็นยาแรงที่จะทำให้ทุกคนต้องพยายามจัดสรรเวลาเพื่อเข้ารับการฝึกอบรม เพราะมีผลโดยตรงกับ Career Path แต่ก็ต้องคำนึงถึงข้อจำกัดหรือเงื่อนไขอื่นๆ ประกอบด้วย เช่น งบประมาณ เวลา บุคลากร ที่รับผิดชอบในเรื่องนี้โดยเฉพาะ รวมไปถึงฐานข้อมูลที่ใช้ในการเก็บประวัติการฝึกอบรมที่แม่นยำเชื่อถือได้

    แน่นอนว่าทั้ง 8 ข้อที่กล่าวข้างต้นนี้สิ่งเหล่านี้ มีทั้งจุดแข็งและจุดอ่อนในตัวเอง ขอให้องค์กรพิจารณาและเลือกนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับบริบทของแต่ละองค์กร และเชื่อว่า ทั้งเป้าหมายการผลิต และเป้าหมายอบรม จะเป็นเป้าหมายที่เกื้อกูล และส่งเสริมกันได้ครับ

 ขอขอบคุณบทความดีๆจาก คุณ วัชรพงษ์ สุนัติ